CRM система Мегаплан

CRM система Мегаплан

Современный мир стремительно развивается. В Казахстане есть разноплановые программы и системы, позволяющие грамотно спланировать управление своими ресурсами и мобилизовать управленческий процесс. Мало организовать бизнес, важно и нужно способствовать ему расширению, открывая новые перспективы и горизонты.

Любой бизнес растет и развивается, поэтому рано или поздно потребуется его автоматизация разноплановых процессов клиентского сервиса. Увеличение клиентской базы снижает внимание к каждому клиенту, поэтому для сохранения объема продаж, необходимо принимать соответствующие меры.
Для того чтобы выстроить эффективную коммуникацию с потребителями товаров и услуг, была разработана CRM-система. Подробно об этом пишет FinBiz.kz.

Что такое CRM система?

CRM (англ. Customer Relationship Management) – подход к управлению коммуникацией с текущими и потенциальными клиентами компании. Основной принцип подхода заключен в проведении анализа сведений о контактах и улучшения деловых отношений в будущем.

К сведениям, с помощью которых можно наладить взаимодействие с клиентом можно отнести любую информацию, характеризующую его потребительскую активность. Например, это может быть отказ от обсуждения взаимодействия по определенным дням или даже склонность подписания договора в определенные периоды. За счет этой информации менеджер может выстроить эффективную модель коммуникации, что позволит лучше узнать о его потребностях и повысить уровень лояльности, что в свою очередь благоприятно отразится на росте продаж.

Конечно, все намного проще, когда компания работает с десятком клиентов и не ведет активные продажи. Но, когда число клиентов доходит до сотни, все запомнить невозможно. Кроме того, зачастую менеджеры по продажам склонны к смене месту работы и соответственно вся информация о клиенте уходит вместе с ним, так как в большинстве случаев нет организованного хранения данных.

Именно поэтому CRM так актуальна и популярна в Казахстане, так как с ее помощью можно не только автоматизировать процесс, но и регламентировать контроль, что довольно важно. Благодаря этой системе можно проводить фиксацию звонков клиенту, отправлять коммерческие предложения, счета, договора и согласовывать документы. С ней также можно хранить и систематизировать всю информацию о взаимодействии с клиентов.

Чтобы все эти функции стали доступными, необходимо обзавестись специальным инструментом. Отдельные задачи такого инструмента вполне посильны для почтового приложения или электронной таблице.
Конечно, сегодня существует достаточное количество специализированных программных обеспечений, включающих в себя систему IP-телефонии, интеграцию с продуктами 1С, программу электронного документооборота, базу данных и многое другое. Если говорить проще, то CRM-система – это приложение для мобильного устройства и/или ПК для учета всей информации о клиентах.
Как уже ранее было упомянуто, CRM-системы отличаются друг от друга функционалом, гибкостью настроек и возможностью интеграций с другими сервисами.

Обзор CRM системы Мегаплан

Сегодня большой популярностью пользуется корпоративная CRM-система Мегаплан. Мегаплан – это отечественная система управления бизнесом, позволяющая устанавливать поручения и задачи, контролировать процесс их выполнения, хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т.д. Мегаплан является полноценным продуктом Groupware. Программное обеспечение может устанавливаться в качестве личного сервера компании в интернет, так и быть арендованным на серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS). К слову, сегодня это один из немногих российских программных продуктов, который успешно распространяется в качестве SaaS сервиса.

Ключевой особенностью Мегаплана можно считать его интерфейс, который разработан с учетом всех высоких требований современного мира. Удобно то, что все функциональные блоки на страницах могут обновляться полностью без перезагрузки, тем самым снижая нагрузку на сервер. Интерфейс программы совместим со всеми веб-браузерами, что делает работу независимой от версии ПО. В Мегаплане есть следующие тарифы:

  • CRM: клиенты и продажи;
  • Бизнес-менеджер;
  • Проект-менеджер;
  • Совместная работа.

CRM Мегаплан, работает не только с ПК, но и мобильных устройств, что позволяет менеджерам осуществлять операции за пределами офисами, а это оказывает положительное влияние на эффективность его работы.
В 2017 году, компания открыла официальное представительство в Казахстане. Ранее компания работала с помощью дистребьютеров-представителей. Так, в 2011 году, в Казахстане, статус официального представительства Мегаплана получила компания «Нурхост», предоставляющая услуги профессионального хостинга.

Структура Мегаплан

Как было выше обозначено, структуру Мегаплана составляют тарифы. Когда клиент выбирает тарифный план «CRM клиенты и продажи» он получает комплексное решение, в перечне функций которого присутствуют:

  • Сотрудники (перечень сотрудников компании с правами их доступа к тем или иным функциям);
  • Дела (персональный органайзер каждого Сотрудника);
  • Задачи (дела, выполняемые одним Сотрудником, которые один может ставить перед другим. Например, начальник отдела продаж может поставить задачу своему подчиненному);
  • Клиенты (любые потенциальные или реальные клиенты компании. Сюда можно отнести лиды, контактные данные клиентов, завершивших сотрудничество);
  • Сделки (основной документ менеджера).

Как пользоваться CRM-системой?

Чтобы в полной мере раскрыть потенциал программы, нужно научиться ей пользоваться. Вот несколько советом по использованию CRM-системы:

  • Привлеките своих менеджеров по продажам. Чем быстрее они будут привлечены к использованию CRM-системы, тем целостней будут данные;
  • Кастомизируйте CRM систему. Ваша система в полной мере должна отображать весь процесс продаж. Это значит, что она должна отмечать все стадии, через которые проходит клиент. Например, процесс продаж разделе на «Связаться», «Квалифицировать», «Провести демонстрацию» и «Закрыть сделку». Нужно создать соответствующие стадии в воронке CRM системы для каждой стадии, что позволит стандартизировать процесс по продажам. Далее нужно создать пользовательские поля для хранения данных. У CRM системы будут настройки по умолчанию или карточки по вашему потенциальному клиенту в виде пустых полей для заполнения;
  • Импортируйте ваши продажи, компании и контакты. Практически каждая CRM система позволит вам добавить такую информацию, загружая файл CSV. Каждая колонка электронной таблицы должна совпадать со свойством контакта в CRM системе, поэтому ваши данные незаметно будут перенесены из старой системы в новую;
  • Интегрируйте другие инструменты. В CRM системе необходимо централизовать информацию о маркетинге, успешных историях по работе и продажах. Это позволит получить всесторонний обзор всех клиентов, и сократить ввод данных вручную;
  • Настройка дашбордов. Нужно иметь представление о показателях работы команды. Важно, чтобы все их действия были согласованными, а при необходимости оказывалась помощь в нужном направлении. Поэтому дашборды в CRM системе являются такими удобными. Это своего рода панель контроля, которую можно настроить под определенные требования. Можно выбрать показатели статистики, данные, которой будут выстраиваться, основываясь на планах и процессах продаж. Также можно установить метрики, свидетельствующие об активности менеджеров, что отобразит показатели выполненных действий за день;
  • Не забывайте об отчетах. Если вы руководитель продаж, то вероятнее всего вы проводите много времени за просмотром данных. Ваши подчиненные напротив, должны уделять как можно больше времени продажам.

Поэтому не лишним будет создание и внедрение ежедневных, еженедельных, ежемесячных и квартальных отчетов на email. Также можно внедрить отчет со статистикой менеджера по продажам по добавленным или выполненным активностям, совершенным звонкам, заключенным сделкам и по отправленным/полученным письмам.

Возможности CRM-системы

Возможностями CRM-системы можно считать:

  • Фиксацию историй взаимоотношений со всеми действующими и потенциальными клиентами компании (переписка, протоколы телефонных разговоров и встреч, подписанные договоры, отправленные коммерческие предложения, счета);
  • Постановка задач на день, планирование графика;
  • Интеграция с почтовым браузером, внутренней системой электронного документооборота, корпоративным сайтом, IP-телефонией, 1С-Бухгалтерией;
  • Создание триггерных рассылок;
  • Подготовка отчетов, в которых отображается эффективность работы менеджеров;
  • Систематизация информации, на основе которой создаются аналитические отчеты.

CRM система может применять и в других операциях менеджера. К примеру, она может быть незаменимой при подготовке коммерческого предложения или при подготовке ежедневных отчетов.

Как выглядят отчеты по задачам?

Для создания отчета по выполненным задачам, необходимо выбрать задачи в качестве объекта отчёта и добавить соответствующие колонки. Информация может группироваться, а еще ее можно фильтровать по следующим условиям:

  • Ответственный;
  • Срок завершения;
  • Дата создание;
  • Затраченное время.

Отчеты представляются в виде диаграмм или таблиц. По умолчанию в Мегаплане 10 основных отчетов, с помощью которых можно узнать, сколько задач у каждого отдела в работе, и какое количество было закрыто.
Отчеты можно переносить в Эксель, распечатывать, копировать и сохранять.

К слову, нельзя и объединить в один отчет разные сферы деятельности и направления работы. Также нельзя в одном отчете объединить Сделки и Задачи. Для этого нужно создавать два отчета, а потом вне системы анализировать их.

Использование CRM Мегаплан

В Мегаплан можно сразу переносить имеющиеся рабочие проекты, после того как будет пройдена регистрация аккаунта. Обычно, на это требуется несколько дней. С помощью понятного интерфейса, можно без проблем ознакомиться с функционалом и сделать перенос данных в систему.

Первоначально нужно добавить сотрудников, поставить задачи и перенести клиентскую базу.

  • Добавление сотрудников. Если у вас небольшой коллектив, тогда в систему можно вносить по одному человеку, но допустимо и групповое добавление. Импорт сотрудников можно произвести со всеми атрибутами из вашей учетной системы можно через службу каталогов Active Directory. Добавленным сотрудникам на почту придет приглашение в Мегаплан с данными для входа. Там же будет и первая задача – заполнение личной карточки. В ней нужно указать контактные данные, возраст, дату рождения, время работы и отношение к табаку и алкоголю. Сотрудник также может загрузить фотографию и написать что-то еще о себе;
  • Добавление клиентов. Если у вас большая клиентская база, можно сделать импорт из Экселя или почты. Мегаплан сделает досье на каждого клиента, в котором будет указаны его имя, должность, название компании и контактные данные для связи;
  • Постановка задач и назначение ответственных. Весь рабочий процесс можно перенести в систему. Здесь можно создавать проекты и задачи сотрудникам. В задачах обозначается крайний срок, назначаются исполнители, и определяется приоритет. Если в проекте принимает участие несколько сотрудников, их можно скооперировать в группу.

После того как все данные будут внесены, в Мегаплан можно завести обсуждения, совершать обмен документами и работать над совместными проектами. Конечно, нужно будет потратить время на перенос всех бизнес-процессов, так как для этого потребуется настройка сделок в соответствии с условиями и спецификой компании (определить новые этапы).

Клиенты

В CRM Мегаплан вся информация о клиентах собрана в карточки, и находится в общем объекте «Клиенты». Это единая база компании, доступ к которой настраивает администратор. Так, менеджерам доступны только те клиенты, которые за ними закреплены или которых им можно просматривать.
Проводить экспорт клиентского списка могут лишь руководители и администратор.

Удобно и то, что с одной стороны в карточке Клиента можно выставить его статус и назвать его значение.
В соответствии с задачами компании можно выстраивать и количество полей в карточке клиента. Менеджер имеет возможность производить настройки списков своих клиентов, менять столбцы и т.д. К карточкам также можно привязать коммуникации, задачи и сделки. За счет этого в них будет отображена вся история взаимодействия с клиентом.

Для работы с клиентской базой применимы автосценарии. С их помощью можно автоматически назначать коммуникации и таким образом контактировать с клиентом.

Сделки

Сделка считается основным документом для работы менеджера. Здесь он может обозначать данные по клиенту (с которым была заключена сделка). В этом пункте присутствуют следующие поля:

  • Номер сделки;
  • Клиент;
  • Стоимость сделки;
  • Статус (здесь подразумевается стадия/этап, на которой находится сделка).

Также есть и дополнительные поля:

  • Доставка;
  • Форма оплаты.

Еще можно добавить и индивидуальные поля, необходимые для удобной работы. Правда, настроить их можно после того, как будет выбрана Схема работы.

В Мегаплане можно провести самостоятельную настройку Схемы, по которой будет совершаться сделка. В работе можно использовать несколько заранее настроенных по своему усмотрению схем. Это довольно удобно, так каждый менеджер может разделить сделку на следующие этапы:

  • Переговоры;
  • Составление коммерческого предложения;
  • Первичный интерес;
  • Утверждение коммерческого;
  • Отгрузка;
  • Оплата счета.

Если нужна будет проектная работа, можно без труда переключиться на другую схему, где прописаны другие этапы работы.

Интеграция

Весьма актуален вопрос интеграции. Если этот момент недоработан, то процесс автоматизации будет усложнен, а вся система будет громоздкой и потребуются определенные временные затраты, для настройки отчетности вручную.
Что касается интеграции в Мегаплане, то здесь можно выделить следующее:

  • Экспорт/импорт Клиентов в файл Эксель. Решение простое и универсальное, идеально подходит для обмена с разными системами;
  • Экспорт отчетов в Эксель файл, что способствует созданию более сложной аналитики;
  • Работа с почтой. Здесь можно отправлять письма из Мегаплана и получать их в системе;
  • Телефония. Эта функция нужно для того, чтобы создать автоматизацию учета и контроля звонков менеджера;
  • Интеграция с Интернет-магазином. Достаточно сложно выполнена эта функция, но разобраться с ней можно.

Так есть возможность автоматического создания Клиентов и Сделок на основе полученных данных.
С почтой очень просто работать, правда, возможности почты существенно ограничены. Минусом также можно считать, что в почте отсутствует собственная вкладка в интерфейсе, поэтому ее не так удобно искать. Функционал здесь также минимален. Пользователи могут отправлять и принимать почту, в общем, делать все то, что они делают с помощью любого почтового сервиса. Правда, нельзя в Мегаплане создать автоматический алгоритм, с помощью которого будет происходить обработка почты, поэтому все письма приходят в общую папку.

Что касается телефонии, то в Мегаплане она своя, а доступ к ней имеют все клиенты по умолчанию.
В системе можно интегрировать два сервиса телефонии и использовать собственную телефонию от разработчика системы. Речь идет о собственной «виртуальной АТС» в которой имеется один исходящий номер для всех сотрудников и личные номера внутри системы. Поэтому офисную АТС к этой телефонии подключить не получится.

У телефонии есть свои особенности:

  • Подмена номера. Можно указать любой номер (который принадлежит руководителю компании) и только его будут видеть люди, которым будут звонить из Мегаплана;
  • Возможность пополнения баланса и собственные тарифы;
  • Возможность совершения внутренних звонков внутри системы.

Как уже было обозначено, в Мегаплане предусмотрена интеграция с Интернет-магазином. Для передачи данных здесь используется формат CommerceML. С помощью этой настройки можно провести интеграцию интернет-магазина с модулем продаж, за счет которого можно автоматически создавать сделки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

17 − 3 =